PROFESJONALNA ODRGANIZACJA KONFERENCJI

Konferencje czy inne zbliżone eventy, zarówno te typowo biznesowe oraz naukowe jak i szkoleniowe, są również częścią PR-u w każdej szanującej się organizacji. W trakcie przygotowywania tego typu spotkań organizatorzy powinni zadbać o to, by uczestnicy właściwie wykorzystali czas spędzony na salach konferencyjnych a częścią tego jest odpowiednie zaopatrzenie wszystkich w artykuły konferencyjne. Chodzi tu o podstawowe przybory papiernicze umożliwiające zapisanie najistotniejszych informacji w trakcie spotkań, jak również o gadżety reklamowe i inne podobne artykuły, które mogą wejść w skład indywidualnych pakietów konferencyjnych. Solidnie przygotowany pakiet konferencyjny świadczy o profesjonalizmie organizatorów i stał się pewno rodzaju standardem w przypadku tego typu eventów. 

SPRAWY ORGANIZACYJNE

Zanim zaczniemy zastanawiać się nad samym pakietem konferencyjnym, w który wyposażymy uczestników trzeba wziąć pod uwagę to, gdzie organizowane jest wydarzenie. Ma to znaczenie, gdyż powinniśmy zadbać o właściwe oznaczenie uczestników, czyli o odpowiednie identyfikatory i to, by zostały właściwie wydane tuż przed rozpoczęciem wydarzenia. Konferencje odbywają się przeważnie w wydzielonej przestrzeni a odpowiednia identyfikacja gwarantuje, że dostęp do przestrzeni konferencyjnej będą mieli tylko zaproszeni goście. Dodatkowo, uczestnicy przeważnie się nie znają a identyfikacja ułatwia integrację. 

PODSTAWOWE PRZYBORY DO NOTOWANIA 

Każda zaproszona na konferencję osoba, która weźmie w niej udział powinna mieć taką możliwość, by móc zanotować w każdej chwili potrzebne dla siebie informacje. Najwygodniejszym rozwiązaniem, szczególnie jeśli chodzi o notowanie czegokolwiek w trakcie siedzenia na widowni z pewnością jest clipboard z dołączonym do niego blokiem biurowym. Deska z klipem i dołączony do niej blok kartek umożliwiają zapisywanie na nich ważnych informacji bez konieczności korzystania z biurka czy stołu. Taki zestaw oczywiście powinien zawierać długopis lub inne użyteczne przybory piśmiennicze. Warto przy tym zadbać by wszystko co wchodzi w skład takiego lub podobnego zestawu było odpowiednio oznakowane.

DŁUGOPIS Z GRAWEREM TO PODSTAWA 

Doskonałym przykładem przyborów, które są niezbędnym elementem identyfikacji wizualnej są długopisy z grawerem i to o nich powinien pomyśleć każdy organizator konferencji w pierwszej kolejności. To elegancka i praktyczna forma gadżetu, z której uczestnicy konferencji będą korzystać także długo po zakończeniu eventu. To najistotniejsza część zestawu, w którego skład powinny również wejść clipboard i blok biurowy, które również, jeśli jest taka możliwość, powinny posiadać tematyczne nadruki. Zamówienie tych zestawów powinno odbyć się odpowiednio wcześniej, by uniknąć organizacyjnej gafy, gdyż wykonanie dużej ilości gadżetów reklamowych wymaga kilku dni.

INNE PRAKTYCZNE ROZWIĄZANIA

Oprócz prowadzenia notatek w trakcie konferencji osoby zaproszone powinny mieć możliwość otrzymania programu oraz podstawowych informacji na temat wydarzenia. Jego program przeważnie przekazywany jest w formie papierowej, przy czym przydaje się jakiś organizator np. teczka z gumką również z jednolita identyfikacją graficzną, tak jak reszta pakietu. W ostatnich latach przyjęło się, że pełny pakiet prezentacji i opisów uczestnicy otrzymują w formie elektronicznej. Pendrive z pełną zawartością informacji na temat konferencji stał się dziś powszechną formą gadżetu, który również otrzymują uczestnicy konferencji. Co więcej, taki pendrive również posiada grawer i jest częścią całego pakietu konferencyjnego, dlatego warto go dopasować do długopisu. Solidny pendrive z grawerem to także przedmiot, który uczestnicy przyjmują z zadowoleniem i mogą go wykorzystywać długo po zakończeniu wydarzenia. 

PEŁNY PAKIET KONFERENCYJNY

Oczywiście w skład pakietu konferencyjnego mogą wchodzić wszelkiego rodzaju inne gadżety reklamowe i gratisy, ale te opisane w niniejszym artykule uważa się dziś za niezbędny standard. Niezależnie od tego, co znajdzie się w zestawie warto zadbać o to, by całość była odpowiednio zapakowana i w tym celu należy dołączyć do tego również dedykowane opakowanie. Ułatwia ono zarówno dostarczenie pakietów jak również sami uczestnicy mają ułatwione zadanie, gdy chcą zabrać te wszystkie przedmioty ze sobą. bardzo popularne ostatnio są torby reklamowe z materiałów ekologicznych takich jak papier czy tkaniny takie jak np. len czy bawełna. One również są odpowiednio znakowane w ramach identyfikacji wizualnej obecnej na całym zestawie. 

ZAMÓW PEŁNY PAKIET KONFERENCYJNY NA BIURTOP.PL

Zapraszamy do korzystania z naszej oferty jeśli chodzi o zamawianie pakietów konferencyjnych i innych pojedynczych, które jesteśmy w stanie personalizować zgodnie z życzeniem klienta. Na zamówienie klienta wykonujemy zarówno długopisy z grawerem jak i pendrive`y oraz wiele szeroki asortyment innych, często innowacyjnych i pomysłowych gadżetów reklamowych. Jeśli nie znajdą Państwo tego czego szukają na naszej stronie, to prosimy o o kontakt - zawsze chętnie pomożemy w doborze produktów, gdyż ten dział na stronie internetowej jest dopiero rozwijany.

Osoba kontaktowa: Marta Makac

[email protected]

• 85 675 36 66 wew. 21